Các giải pháp xử lý hóa đơn có vai trò rất quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Việc thực hiện xử lý hóa đơn không chính xác sẽ tác động không nhỏ đến xếp hạng của doanh nghiệp cũng như chỉ số sự hài lòng của khách hàng. Để giải quyết vấn đề về xử lý dữ liệu hóa đơn, việc thuê ngoài dịch vụ là một giải pháp doanh nghiệp có thể cân nhắc. Sau đây, hãy cùng DATA ENTRY VIETNAM tìm hiểu về 5 lý do doanh nghiệp nên thuê ngoài dịch vụ hỗ trợ xử lý hóa đơn để giải quyết các vấn đề về hóa đơn và các khoản thu chi trong doanh nghiệp.
1. 5 Lý do doanh nghiệp nên thuê ngoài dịch vụ hỗ trợ xử lý hóa đơn
Được hỗ trợ thanh toán đúng hạn
Thanh toán hóa đơn kịp thời là một trong những yếu tố quan trọng quyết định thành công của doanh nghiệp. Các khoản thu chậm trễ sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả năng huy động vốn lưu động của doanh nghiệp.
Sử dụng dịch vụ thuê ngoài sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc theo dõi các khoản thu chi, xác minh được tính chính xác của hóa đơn, đồng thời đảm bảo các khoản thanh toán và xuất trình biên lai được thực hiện đúng hạn.
Tăng hiệu quả kinh doanh
Dịch vụ xử lý hóa đơn cũng sẽ giúp doanh nghiệp lập kế hoạch dự báo dòng tiền ra vào với độ chính xác cao, từ đó tăng hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
Việc có một kế hoạch giám sát nhất quán giúp đảm bảo bất kỳ hóa đơn nào được nhập liệu vào phần mềm hệ thống đều sẽ được thanh toán và xử lý theo khung thời gian cố định.
Mang đến các lợi ích từ những phần mềm xử lý tiên tiến
Các dịch vụ xử lý hóa đơn ứng dụng các phần mềm tiên tiến, chuyên dụng cho việc thực hiện những hoạt động xử lý này. Tất cả các dữ liệu dù ở dạng tài liệu điện tử hay dạng tài liệu giấy truyền thống đều sẽ được thu thập và xử lý một cách chính xác.
Doanh nghiệp sẽ vẫn đảm bảo được tốc độ và độ chính xác của quá trình xử lý mà không cần phải đầu tư thiết lập các phần mềm chuyên dụng tốn kém nhiều chi phí.
Bằng công nghệ nhận dạng chuyên dụng, các trường hóa đơn như số hóa đơn, ngày, số tiền, ID nhà cung cấp và hướng dẫn cụ thể đều sẽ được đảm bảo ghi chú chính xác.
Được hỗ trợ theo dõi hóa đơn trên cơ sở thời gian thực
Những người chủ doanh nghiệp thường có rất nhiều công việc cần thực hiện vì vậy rất khó để họ có thể theo dõi tất cả các hóa đơn của doanh nghiệp. Dịch vụ xử lý dữ liệu sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề này. Mọi hóa đơn cần xử lý đều sẽ được thông báo để bất kỳ lúc nào chủ doanh nghiệp cũng có thể theo dõi ngày đến hạn, qua đó lập kế hoạch thanh toán phù hợp.
Ngoài ra, dịch vụ xử lý dữ liệu hóa đơn cũng giúp doanh nghiệp biết được các khoản chậm thanh toán có thể dẫn đến việc bị xử phạt, tránh phát sinh các khoản tiền phạt khi có sự kiểm tra của các cơ quan có thẩm quyền.
Doanh nghiệp sẽ có lợi thế khi được nhận các báo cáo cập nhật thường xuyên, qua đó có thể theo dõi các khoản thanh toán hóa đơn gần như đúng với thời gian thực, tránh các vấn đề phát sinh khi bị tiến hành thanh tra.
Được hỗ trợ xử lý một số lượng lớn hóa đơn
Đối với các doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ, quy trình giám sát xử lý hóa đơn cần được phân bổ và có sự tham gia của nhiều bộ phận khác nhau cùng thực hiện.
Với việc có một cơ sở dữ liệu xử lý được tất cả các hóa đơn, từ việc kiểm tra, nhập vào phần mềm hệ thống đến theo dõi biên nhận và thanh toán, dịch vụ xử lý hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn hóa đơn của mình. Qua đó, doanh nghiệp có thể tập trung chi phí và nhân lực của mình cho những công việc cần ưu tiên khác.
2. Quy trình dịch vụ hỗ trợ xử lý hóa đơn tại DATA ENTRY VIETNAM
Với đội ngũ nhân viên lành nghề, giàu kinh nghiệm cùng công nghệ tiên tiến, DATA ENTRY VIETNAM cung cấp dịch vụ hỗ trợ xử lý hóa đơn với quy trình như sau:
- Nhận hóa đơn đã quét từ khách hàng
- Lập chỉ mục hóa đơn
- Lập hóa đơn và khớp lệnh mua hàng
- Kiểm toán và đối chiếu các hóa đơn đã quét
- Trích xuất dữ liệu từ tiêu đề hoặc hạng mục hàng hóa
- Nhập dữ liệu thủ công và tự động
- Tạo báo cáo mở rộng
3. Lợi ích khách hàng nhận được khi sử dụng dịch vụ hỗ trợ xử lý hóa đơn tại DATA ENTRY VIETNAM
- Tiết kiệm chi phí đầu tư vào phần mềm xử lý hóa đơn
- Tiết kiệm thời gian, công sức đào tạo về chuyên môn cho đội ngũ nhân viên
- Được xử lý hóa đơn bởi những người có kinh nghiệm lâu năm trong nghề, đảm bảo tốc độ và độ chính xác cao.
- Đảm bảo bảo mật tuyệt đối về mặt thông tin
Hy vọng bài viết sẽ giúp quý khách hàng hiểu rõ lý do nên thuê ngoài dịch vụ xử lý hóa đơn. Sử dụng dịch vụ hỗ trợ xử lý hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đào tạo đội ngũ nhân viên cũng như chi phí đầu tư cho các phần mềm chuyên dụng mà vẫn đảm bảo được hiệu quả tối đa. Nếu quý khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ hỗ trợ xử lý hóa đơn tại DATA ENTRY VIETNAM, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:
Website: www.data-entry-vietnam.com
Hotline: (+84) 28 6670 3100 – (+84) 937 699 913.
Trân trọng.