Từ ngày 01/07/2026 theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp cần phân biệt rõ bản chất pháp lý giữa tiền đặt cọc và tiền thu trước để tránh bị phạt do xuất hóa đơn sai thời điểm:
-
Khoản cọc dịch vụ (Không xuất hóa đơn ngay): Chỉ áp dụng cho dịch vụ (không áp dụng cho hàng hóa) nhằm mục đích “bảo đảm giao kết/thực hiện hợp đồng”. Phải ghi rõ bằng văn bản và thống nhất nội dung giữa hợp đồng, phiếu thu, chuyển khoản.
-
Khoản thu trước/ứng trước (Bắt buộc xuất hóa đơn ngay): Nếu chứng từ ghi nội dung như “thanh toán đợt 1”, “ứng trước”, “tạm ứng”, khoản tiền sẽ tính là thanh toán trước. Doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử ngay trong ngày nhận tiền, không được chờ nghiệm thu mới xuất gộp.
Data Entry Vietnam khuyến nghị các cách sau để doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý về tiền đặt cọc:
-
Rõ ràng về hình thức: Thỏa thuận đặt cọc phải lập thành văn bản riêng hoặc thành điều khoản độc lập trong hợp đồng dịch vụ.
-
Đúng bản chất: Thỏa thuận cần ghi rõ mục đích giao tiền là “bảo đảm thực hiện hợp đồng” và nội dung này phải phản ánh chính xác thực tế giao dịch.
-
Đồng bộ chứng từ: Hợp đồng, phiếu thu và nội dung chuyển khoản phải thống nhất để làm căn cứ chứng minh với cơ quan thuế khi kiểm tra.