Với làn sóng phát triển công nghệ như hiện nay, dịch vụ số hoá tài liệu của DATA ENTRY VIETNAM là giải pháp tối ưu nhất giúp các đơn vị, doanh nghiệp trong và ngoài nước giải quyết hiệu quả bài toán quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu.

  1. Tại sao cần phải sử dụng dịch vụ số hoá tài liệu?

Dịch vụ số hoá tài liệu là giải pháp thông minh giúp các doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và tăng tính hiệu quả trong quá trình hoạt động. Vì thế, đã đến lúc doanh nghiệp nên chuyển đổi cách lưu trữ văn bản truyền thống sang số hoá tài liệu để:

  • Tiết kiệm đến 90% in ấn và không gian lưu trữ tài liệu
  • Tránh việc mất, hư hỏng tài liệu trong quá trình lưu trữ
  • Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn
  • Cắt giảm thời gian tìm kiếm tài liệu
  • Chia sẻ thông tin nhanh chóng
  • Tăng cường khả năng bảo mật thông tin
  • Nâng cao hiệu quả việc truyền tải tài liệu với nhân viên, đối tác và khách hàng
  • Chi phí vận hành và quản lý thấp nhưng vẫn mang lại hiệu quả

2. Lợi thế khi lựa chọn dịch vụ số hoá tài liệu của DATA ENTRY VIETNAM

Với tiêu chí trở thành giải pháp DATA ENTRY toàn diện của các Công ty, DATA ENTRY VIETNAM luôn đặt mục tiêu cung cấp gói dịch vụ tốt nhất. DATA ENTRY VIETNAM luôn cố gắng tận dụng tối đa các ưu điểm về năng lực thực tiễn, kinh nghiệm triển khai xây dựng dự án số hoá tài liệu, kèm theo đó là một hệ thống quản lý và lưu trữ bài bản.

  • Cắt giảm tối đa chi phí cho việc quản lý và không gian lưu trữ tài liệu
  • Việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin trở nên nhanh chóng và dễ dàng.
  • Các dạng tài liệu khác nhau có thể chuyển đổi qua lại linh hoạt.
  • Tài liệu được số hoá có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng.

Trong thời kỳ chuyển đổi số, doanh nghiệp cần tối ưu các công tác xử lý truyền thống để đem lại hiệu quả cao nhất. Thay vì sử dụng phương pháp lưu trữ và sử dụng tài liệu bằng văn bản giấy, doanh nghiệp hãy thử trải nghiệm giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ của DATA ENTRY VIETNAM để giảm tải không gian và tiết kiệm chi phí bảo quản. Trước khi thực hiện số hoá tài liệu, doanh nghiệp bạn cần xác định rõ ràng:

  • Doanh nghiệp mong muốn số hóa tài liệu lưu trữ gì?
  • Số lượng tài liệu lưu trữ cần được số hóa trong bao lâu? Và số lượng bao nhiêu?
  • Mục đích số hóa tài liệu lưu trữ là gì? (Đào tạo, số hóa tài liệu quy trình, quy định, lưu trữ nội bộ, theo yêu cầu đối tác…)
  • Mong muốn được số hóa bằng phương pháp nào?
  • Ngân sách dự kiến cho dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ?

3. Quy trình thực hiện số hoá tài liệu

Sử dụng giải pháp số hoá tài liệu của DATA ENTRY VIETNAM, khách hàng sẽ hoàn toàn yên tâm về chất lượng, tính chuyên nghiệp của đội ngũ thực hiện bởi sự am hiểu nghiệp vụ và kỹ lưỡng trong từng bước thực hiện:

Bước 1: Tập hợp dữ liệu cần số hoá nội dung dạng bản in

Bước 2: Chỉnh sửa và tạo thành các tệp hồ sơ cần số hoá theo quy định

Bước 3: Thông qua thiết bị điện tử chuyên dụng (máy scan,…) thực hiện chuyển đổi dữ liệu bản in thành định dạng ảnh (JPG/JPEG) hoặc PDF.

Bước 4: Xử lý dữ liệu thông qua hệ thống phần mềm chuyên dụng, sử dụng công nghệ Nhận dạng ký tự quang học (Optical character recognition – OCR) và số hoá dữ liệu thành định dạng có thể khai thác, chỉnh sửa.

Bước 5: Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu nhận dạng và đưa vào hệ thống lưu trữ

Bước 6: Thông qua hệ thống phần mềm và quy trình nghiêm ngặt để quản lý dữ liệu số hoá và bàn giao dữ liệu theo quy định, đúng giao kết với khách hàng.

Tùy vào yêu cầu của khách hàng mà DATA ENTRY VIETNAM sẽ đề xuất gói dịch vụ số hóa tài liệu phù hợp.

Để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ số hoá tài liệu, quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Website www.data-entry-vietnam.com – Hotline (+84) 28 6670 3100 – (+84) 937 699 913 để được tư vấn và nhận đề xuất dịch vụ chi tiết.

(Khách hàng có thể tham khảo thêm bài viết về Dịch vụ nhập liệu và xử lý dữ liệu của DATA ENTRY VIETNAM tại https://data-entry-vietnam.com/news/dich-vu-nhap-lieu-va-xu-ly-du-lieu/

Trân trọng.