Nếu khách hàng đang cân nhắc: Có nên sử dụng dịch vụ số hoá tài liệu lưu trữ để cải thiện hiệu suất công việc của doanh nghiệp hay không? Câu trả lời của DATA ENTRY VIETNAM là NÊN.

Thay vì phải đề xuất một kế hoạch chi trả lớn để đầu tư trang thiết bị và nguồn nhân lực cho số hóa của doanh nghiệp, nhưng vẫn lo ngại về khả năng xử lý các vấn đề phát sinh thì thì việc sử dụng dịch vụ số hoá tài liệu thuê ngoài ngay tại thời điểm công nghệ phát triển bùng nổ như hiện nay là giải pháp thích hợp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo kiểm soát an toàn thông tin.

  1. Các lý do doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ số hoá tài liệu lưu trữ

Số hoá tài liệu lưu trữ là giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp tiến gần hơn đến việc xây dựng một văn phòng số hoá hiện đại. Vì thế, nếu khách hàng đang đi tìm lý do để tiến hành chuyển đổi số hoá tài liệu lưu trữ cho doanh nghiệp của mình, thì dưới đây là 8 lý do doanh nghiệp nên quan tâm khi sử dụng dịch vụ số hoá tài liệu lưu trữ của DATA ENTRY VIETNAM:

  • Làm chủ được khối lượng lớn thông tin
  • Tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian tìm kiếm tài liệu
  • Tránh việc thất lạc, hư hỏng tài liệu trong quá trình lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn
  • Có thể chỉnh sửa chất lượng thông tin và thêm ghi chú một cách dễ dàng trên bản quét
  • Tự động lập chỉ mục làm cho quá trình truy xuất thông tin trở nên nhanh chóng và dễ dàng
  • Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin thu thập được một cách nhanh chóng và kịp thời
  • Tổng chi phí vận hành và quản lý thấp
  • Nâng cao tính bảo mật thông tin về quá trình xử lý công việc và bảo vệ nguyên vẹn dữ liệu.

2. Các yếu tố liên quan đến hoạt động số hóa tài liệu tại DATA ENTRY VIETNAM

Để tiến hành số hóa tài liệu xây dựng kho tài nguyên thông tin số, DATA ENTRY VIETNAM luôn chú trọng đến các yếu tố sau:

Xác định mục tiêu số hóa tài liệu: là công việc đầu tiên khi triển khai dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ. Số hóa tài liệu để phục vụ việc đào tạo, số hoá tài liệu quy trình, quy định, lưu trữ nội bộ, theo yêu cầu đối tác,…

Chú trọng lựa chọn các trang thiết bị chuyên dụng và phần mềm quản lý tài liệu số hóa đạt tiêu chuẩn công nghệ, đảm bảo chất lượng tài liệu số.

Lựa chọn tài liệu: là việc hết sức quan trọng, bởi không có thư viện nào đáp ứng khả năng số hoá toàn bộ kho tài liệu. Khi lựa chọn tài liệu, DATA ENTRY VIETNAM luôn chú trọng đến nhu cầu thông tin (nội dung, ngôn ngữ, dạng tài liệu…) của khách hàng.

Thực hiện quy trình số hoá và xử lý các tài liệu sau số hóa chặt chẽ: số hoá và xử lý tài liệu sau số hóa là công đoạn quan trọng nhất, để tạo nên kết quả số hóa (dữ liệu mềm) theo cách đầy đủ và đảm bảo thông tin nhất cho khách hàng.

Nguồn nhân lực phục vụ số hóa tài liệu: Trước khi tiến hành số hóa tài liệu DATA ENTRY VIETNAM luôn chú trọng đến việc tuyển chọn những người có khả năng tiếp nhận và làm chủ công nghệ và quy trình số hóa tài liệu để luôn đảm bảo chất lượng tài liệu được số hóa.

Với ưu thế sở hữu đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm triển khai xây dựng dự án số hoá tài liệu, có năng lực thực tiễn, cùng với đó là một hệ thống quản lý và lưu trữ bài bản, DATA ENTRY VIETNAM mong muốn là trở thành giải pháp DATA ENTRY toàn diện của các doanh nghiệp.

Mọi thông tin chi tiết về dịch vụ số hoá tài liệu lưu trữ, quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:

Website: www.data-entry-vietnam.com 

Hotline: (+84) 28 6670 3100 – (+84) 937 699 913

Trân trọng.