Công việc nhập liệu hiện nay đang được rất nhiều người quan tâm và tìm hiểu, ngay cả đối với những doanh nghiệp vừa và lớn, bởi vì sự linh hoạt về thời gian làm việc cũng như tính chất công việc không đòi hỏi quá nhiều năng lực chuyên môn. Tuy nhiên, công việc nhập liệu khá phức tạp, đòi hỏi những nhân viên nhập liệu phải có sự tập trung cao độ để có thể kết hợp với nhau trong quy trình nhập liệu.

1.  Công việc nhập liệu là gì?

Công việc nhập liệu là gì

Công việc nhập liệu tưởng chừng rất dễ dàng nhưng thực chất lại không đơn giản như vậy. Nhập liệu không chỉ dừng lại ở việc gõ bàn phím, nhập số liệu, văn bản vào máy tính.

Công việc này đòi hỏi phải có sự kết hợp nhuần nhuyễn, khéo léo giữa những người nhập liệu, đồng thời biết cách quản lý các dữ liệu trên máy tính một cách khoa học. Theo đó công việc nhập liệu cụ thể như sau:

  • Tiếp nhận và phân loại những thông tin cần thiết được giao
  • Nhập những thông tin đó vào phần mềm chuyên dụng
  • Đảm bảo chất lượng cũng như yêu cầu mà cấp trên hoặc dự án đưa ra
  • Thực hiện một số công việc khác do trưởng nhóm yêu cầu

Dựa vào yêu cầu công việc và quy mô hoạt động của từng doanh nghiệp mà tính chất công việc nhập liệu cũng khác nhau. Có những doanh nghiệp thì tìm kiếm nhân viên nhập liệu với vị trí kế toán nhập liệu. Nhưng cũng có nhiều doanh nghiệp thuê dịch vụ nhập liệu (https://data-entry-vietnam.com/news/dich-vu-nhap-lieu-va-xu-ly-du-lieu/) bên ngoài. Phương pháp này giúp tiết kiệm chi phí và rút ngắn thời gian hoàn thành công việc.

2.  Những yêu cầu đối với một nhân viên nhập liệu

Các yêu cầu đối với một nhân viên nhập dữ liệu 

Nhân viên nhập dữ liệu là những cá nhân phải trải qua một khoảng thời gian đào tạo chuyên nghiệp để thực hành việc nhập (văn bản & số), kiểm tra, so sánh, đối chiếu và quản lý dữ liệu. Vì thế, để đảm bảo độ chính xác và nhanh chóng của dữ liệu đầu ra, đòi hỏi người nhập dữ liệu phải đáp ứng đủ các yêu cầu:

a.  Có tính cẩn thận, tỉ mỉ

Để làm tốt công việc nhập liệu thì yêu cầu đầu tiên là người nhập liệu cần có tính cẩn thận, tỉ mỉ. Bởi lẽ công việc nhập liệu đòi hỏi sự chính xác rất cao, nếu nhân viên nhập liệu làm việc thiếu cẩn thận, cẩu thả, hậu quả sẽ rất khó lường trước được. Các thông tin, dữ liệu kế toán bị nhập sai khiến doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn trong việc tìm ra giải pháp khắc phục

b.  Có kỹ năng về tin học văn phòng

Bởi vì tính chất công việc nhập liệu là thường xuyên, liên tục nên khả năng sử dụng máy tính thành thạo và gõ bàn phím nhanh là một trong các yêu cầu quan trọng mà một nhân viên nhập liệu chuyên nghiệp cần phải có. Do đó nếu người nhập dữ liệu thao tác chậm trên bàn phím sẽ khiến công việc bị chậm trễ, khiến công việc của toàn bộ công ty bị trì trệ.

c.   Có khả năng tập trung cao độ trong công việc

Khả năng tập trung trong công việc chính là yêu cầu cần có ở bất kỳ một môi trường làm việc nào. Đặc biệt là đối với một nhân viên nhập liệu thì kỹ năng này lại càng cần được đề cao. Sự tập trung trong công việc sẽ giúp cho việc xử lý số liệu được chính xác và hiệu quả nhất, đồng thời nâng cao năng suất làm việc.

d.  Phải có sự kiên trì, làm được các công việc lặp đi lặp lại

Việc ngồi trước máy tính hàng giờ để thực hiện công việc nhập liệu rất dễ khiến cho người nhập liệu cảm thấy chán nản. Thế nên bên cạnh khả năng duy trì sự tập trung, sự kiên trì cũng là một yêu cầu cần có ở một nhân viên nhập liệu. Sự nôn nóng sẽ khiến nhân viên nhập liệu thiếu đi sự tỉ mỉ trong công việc, dễ dẫn đến những sai sót không đáng có.

e.   Có kỹ năng giao tiếp và tiếp nhận thông tin

Kỹ năng giao tiếp và tiếp nhận thông tin tốt sẽ giúp nhân viên nhập liệu dễ dàng nắm bắt những yêu cầu từ nhà quản trị, qua đó mỗi nhân viên nhập liệu có thể làm việc và cộng tác được với đồng nghiệp của mình để xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả nhất.

3. Các công đoạn của quy trình nhập dữ liệu thủ công

Các công đoạn của quy trình nhập dữ liệu

Công đoạn đầu tiên là nhập double: cần 2 nhân viên nhập dữ liệu

2 nhập liệu viên sau khi được đào tạo bài bản về kỹ thuật nhập dữ liệu và nắm vững các yêu cầu của dự án sẽ tiến hành nhập dữ liệu chữ hoặc số một cách độc lập vào hệ thống (hệ thống này được thiết kế và xây dựng phù hợp với yêu cầu của dự án và khách hàng). Cuối cùng nhân viên nhập liệu sẽ kiểm tra lại một lần nữa, trước khi chuyển giao công việc cho người phụ trách ở giai đoạn tiếp theo.

Công đoạn tiếp theo: kiểm tra và xuất ra file hoàn chỉnh

Sau khi hệ thống tự động phát hiện và đánh dấu các trường hợp dữ liệu nhập double của 2 nhập liệu viên không khớp, người phụ trách của giai đoạn này sẽ có nhiệm vụ kiểm tra lại các trường hợp chưa thống nhất để so sánh đối chiếu và sửa lại cho đúng. Đây là khâu phức tạp, khó và quan trọng nhất của quy trình nhập dữ liệu.

Tưởng chừng công việc của người phụ trách kiểm tra là đơn giản nhưng thực chất đây lại là khâu phức tạp, khó và mất nhiều thời gian nhất.. Đây là giai đoạn rất quan trọng trước khi xuất dữ liệu vào hệ thống và gửi cho khách hàng.

Qua những thông tin được chia sẻ trên đây, quý khách hàng có thể thấy rằng công việc nhập liệu không hề khó. Tuy nhiên, để công việc nhập liệu được thực hiện hiệu quả nhất thì việc trau dồi, học hỏi những kỹ năng nêu trên là rất cần thiết, giúp các cá nhân, doanh nghiệp dễ dàng quyết định, lựa chọn công việc trong tương lai và phát triển nhanh hơn. Nếu khách hàng có bất cứ thắc mắc nào hoặc quan tâm đến thuê ngoài dịch vụ nhập liệu có thể liên hệ với DATA ENTRY VIETNAM qua:

Website: http://www.data-entry-vietnam.com

Hotline: (+84) 28 6670 3100 – (+84) 937 699 913

Trân trọng.