Thực hiện số hóa tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu các hoạt động lưu trữ và truy xuất thông tin, qua đó nâng cao năng suất công việc. Muốn thực hiện giải pháp này hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm rõ quy định số hóa tài liệu lưu trữ. Hãy cùng DATA ENTRY VIETNAM tìm hiểu về vấn đề này nhé.

  1. Thực tế quá trình các doanh nghiệp thực hiện số hóa tài liệu hiện nay
Thực tế quá trình doanh nghiệp thực hiện số hóa tài liệu hiện nay

Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ là việc tiến hành chuyển đổi các loại tài liệu như kịch bản, âm thanh, phim ảnh đang được lưu trữ dưới dạng file nền (thường là dạng giấy) sang dạng dữ liệu máy tính.

Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ sẽ giúp việc bảo quản, lưu trữ nguồn dữ liệu trở nên dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, việc khai thác, sử dụng dữ liệu cũng trở nên nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, công sức.

Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp đã và đang thực hiện giải pháp này. Tuy nhiên, tại một số doanh nghiệp, việc thực hiện vẫn chưa thật sự chặt chẽ và còn mắc nhiều sai sót.

Nguyên nhân của việc thực hiện chưa hiệu quả này là do các doanh nghiệp chưa nắm rõ những quy định về số hóa tài liệu lưu trữ. 

Việc nắm rõ những quy định này sẽ giúp quá trình số hóa tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, tránh được những sai sót không đáng có.

2. Một số quy định số hóa tài liệu lưu trữ doanh nghiệp cần nắm rõ

Quy định số hóa tài liệu lưu trữ doanh nghiệp cần nắm

Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử đã quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ số hóa. Theo đó:

a. Tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy

  •  Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.
  • Ảnh màu.
  • Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi
  • Tỷ lệ số hóa: 100%; (chuyển các dấu giống trong thông tư)
  • Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa:

– Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu.
– Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png).
– Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).

  • Tên file: gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm.

b. Tài liệu ảnh

  • Định dạng: JPEG
  • Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi

c. Tài liệu phim ảnh

  • Định dạng: MPEG-4, .avi, .wmv
  • Bit rate tối thiểu: 1500 kbps

d. Tài liệu âm thanh

  • Định dạng: MP3, .wma
  • Bit rate tối thiểu: 128 kbps

e. Quy định về định dạng tiêu chuẩn trên tài liệu số hóa:

STTTrường thông tinTên viết tắt tiếng AnhKiểu dữ liệuĐộ dài
1Số lưu trữArchives NumberString50
2Ký hiệu thông tinInfoSignString30
3Tên sự kiệnEvent NameString500
4Tiêu đề phim/ âm thanhMovie TitleString500
5Ghi chúDescriptionString500
6Tác giảRecorderString300
7Địa điểmRecord PlaceString300
8Thời gianRecord DateDateDD/MM/YYYY
9Ngôn ngữLanguageString100
10Thời lượngPlayTimeString8
11Tài liệu đi kèmDoc AttachedString300
12Chế độ sử dụngModeString20
13Chất lượngQualityString50
14Tình trạng vật lýFormatString50 

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử nói chung và tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ các vật mang tin khác đã được các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, thông tin truyền thông và tài chính ban hành tương đối đầy đủ. 

Hiểu rõ những quy định về số hóa tài liệu lưu trữ sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện quy trình này một cách trơn tru và đạt được hiệu quả cao nhất. Vì vậy, trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có bất cứ thắc mắc nào về lĩnh vực số hóa tài liệu lưu trữ, vui lòng liên hệ với DATA ENTRY VIETNAM qua:

Website: www.data-entry-vietnam.com 

Hotline: (+84) 28 6670 3100 – (+84) 937 699 913.

Trân trọng.