Cách đọc, tải về, lưu trữ và chuyển đổi dữ liệu hóa đơn điện tử đầu vào thành bảng kê excel là vấn đề mà hiện nay còn khá nhiều kế toán và doanh nghiệp chưa nắm rõ, dù file XML đã là định dạng bắt buộc của hóa đơn điện tử. Hãy cùng DATA ENTRY VIETNAM tìm hiểu bài viết sau để tháo gỡ những vướng mắc này nhé! 

  1. Quy định về định dạng hóa đơn điện tử file XML

Theo điều 5, Thông tư 68/2019 quy định về định dạng hóa đơn điện tử, cụ thể: 

Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai phần:

  • Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử.
  • Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. 

Khi chuyển đổi dữ liệu hóa đơn điện tử thành file lưu trữ, cần phải lưu đồng thời cả file PDF và XML. Trong đó:

  • File chứa dữ liệu hóa đơn (file XML): gồm đầy đủ các dữ liệu của hóa đơn. File này có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.
  • Bản thể hiện của hóa đơn điện tử (định dạng PDF): Thể hiện nội dung kinh tế và nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, tương đương với một tờ hóa đơn thông thường. Tuy nhiên, đây chỉ là bản thể hiện của file XML trên nên không có giá trị pháp lý.

Vì vậy, khi doanh nghiệp cần chứng minh giá trị pháp lý và tính hợp lệ của hóa đơn, file excel của hóa đơn điện tử đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, thực tế có khá nhiều trường hợp kế toán và doanh nghiệp thường loay hoay không biết làm thế nào để đọc được dữ liệu những file XML này khi nhận được hóa đơn điện tử đầu vào.

2. Hình thức nhận hóa đơn điện tử đầu vào

Khi mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ, nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp theo các hình thức sau: 

  • Bản thể hiện của hóa đơn điện tử được in ra giấy (xăng dầu, viễn thông, điện, nước…).
  • Gửi mã và link tra cứu qua điện thoại.
  • Gửi email file PDF và XML.

3. Có cần lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào lên file excel không?

Tại Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử được tiến hành như sau: 

“Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Ví dụ như USB, đĩa CD và DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến”.

Do đó, hóa đơn điện tử đầu vào file XML sẽ được lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp hoặc doanh nghiệp có thể tải về để tự lưu trữ. Theo quy định pháp luật, thời gian lưu trữ là 10 năm.

4. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ tự động nhập hóa đơn điện tử đầu vào?

Tự động hóa và số hóa dữ liệu với việc sử dụng hóa đơn điện tử nhưng kế toán vẫn phải tốn nhiều thời gian nhập thủ công các thông tin và dữ liệu hóa đơn điện tử đầu vào. Đây là nỗi trăn trở của không ít kế toán và doanh nghiệp hiện nay.

Hiểu được những khó khăn của kế toán và doanh nghiệp, DATA ENTRY VIETNAM cung cấp dịch vụ tự động nhập hóa đơn điện tử đầu vào, hỗ trợ cho bộ phận kế toán và các công ty kế toán. Với dịch vụ của chúng tôi, doanh nghiệp sẽ có thể tiết kiệm thời gian, tối ưu nhân lực và tiết kiệm chi phí. Đồng thời giúp doanh nghiệp tập trung hơn vào việc xử lý các vấn đề chuyên môn, nhằm gia tăng lợi nhuận và phát triển kinh doanh. 

Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng dịch vụ tự động nhập hóa đơn điện tử đầu vào, vui lòng liên hệ với DATA ENTRY VIETNAM để được tư vấn và hỗ trợ tận tình.

Website: http://www.data-entry-vietnam.com

Hotline: (+84) 28 6670 3100 – (+84) 937 699 913

Trân trọng !