“Làm việc từ xa sao cho hiệu quả?”

Để giảm sự đi lại và bảo vệ tình hình sức khỏe cho con người khi xuất hiện Covid-19 thì rất nhiều doanh nghiệp, trường học lựa chọn việc làm việc tại nhà. Trong thời đại công nghệ 4.0 thì “Làm việc từ xa” đòi hỏi con người sẽ kết nối với nhau qua mạng internet hay qua các thiết bị viễn thông mà không cần đến văn phòng

Và một thách thức lại được đặt ra làm như thế nào để có thể làm việc từ xa nhưng đem lại hiệu quả, năng suất cao nhất?

Đầu tiên, những nhược điểm khi làm việc từ xa được DATA ENTRY VIETNAM quan sát và nhận thấy như sau:

  • Thiếu sự giám sát: Thiếu sự giám sát trực tiếp từ cấp trên, nhân viên phải tự biết cách sắp xếp thời gian làm việc và đòi hỏi tính tự giác cao
  • Mất tập trung khi làm ở nhà: Chúng ta luôn bị mất tập trung bởi các tiếng ồn xung quanh. Khi làm việc tại nhà, chúng có thể đến từ bất cứ thứ gì, từ câu hỏi của con cái cho đến tiếng xe cộ bên ngoài, từ âm báo tin nhắn điện thoại đến tiếng TV của người thân trong nhà và sự xao nhãng từ các trang báo, trang mạng xã hội
  • Thiếu sự giao tiếp xã hội trực tiếp, vốn có thể là một điều không tốt nếu kéo dài
  • Vấn đề về lưu trữ hồ sơ, thiếu máy móc thiết bị văn phòng cần thiết cũng là một nhược điểm dễ thấy rõ.

Qua những tìm hiểu tình huống thực tế và đưa ra những cách để cải thiện những tình huống hiệu quả, chúng tôi xin gửi đến người đọc một số phương án giúp cải thiện thời gian làm việc từ xa.

  • Sử dụng công nghệ thông tin tối đa: Khi làm việc từ xa có thể thấy vấn đề công nghệ và hướng dẫn cho các nhân viên dùng các phần mềm tốt nhất để trao đổi công việc thuận lợi là quan trọng nhất. Khi làm việc từ xa thì các phần mềm chat như email, tin nhắn, điện thoại và các ứng dụng như Skype, Viber, Zalo… sẽ là phương tiện trao đổi thông tin với nhau. Khi làm việc từ xa, những quy ước trong cách viết email, trả lời điện thoại là điều cần chú ý. Cách thức sử dụng hợp lý sẽ cải thiện hiệu quả giao tiếp, tăng cường khả năng tương tác, trao đổi.
  • Để làm việc hiệu quả, mỗi người nên lập một thời gian biểu phù hợp cho công việc và cuộc sống. Và phải tự cam kết thực hiện đúng thời gian biểu do mình tự đề ra. Đây là cách để duy trì hiệu quả công việc. Lên danh sách công việc phải làm, đánh số thứ tự ưu tiên từng hạng mục; Nghỉ ngơi một chút sau mỗi 45 phút đến 90 phút làm việc;
  • Việc có một cái tai nghe chống ồn sẽ giúp bản thân tránh bị làm phiền bởi mọi người xung quanh, tập trung làm việc tốt hơn. Mỗi người cũng nên xem xét mua một bộ bàn ghế làm việc mới thay vì tận dụng sofa, bàn bếp…
  • Môi trường làm việc ảo cần phải sử dụng công nghệ, như nhắn tin tức thời, cuộc gọi hội nghị và hội nghị truyền hình. Luôn cập nhật thông tin và sử dụng các công cụ như Google Meet, v.v… có thể giúp giao tiếp giữa đồng nghiệp và người quản lý một cách hiệu quả. Việc này sẽ trực tiếp thúc đẩy sự tham gia của cá nhân và giúp phá vỡ cảm giác cô lập của nhiều nhân viên làm việc tại nhà. 
  • Là một nhân viên làm việc từ xa, mỗi người cũng cần cảnh giác với vấn đề an toàn thông tin và luôn cập nhật phần mềm, bao gồm cả phần mềm chống vi-rút và cập nhật hệ điều hành. 

Điều cuối cùng, không gian làm việc từ xa sẽ là không gian sáng tạo riêng của mỗi người. Vì thế, hãy chăm chút cho không gian làm việc một chút. Giữ nó gọn gàng, ngăn nắp. Thử đặt bên cạnh bàn làm việc một vài thứ bản thân yêu thích như chậu hoa, bức tranh, hay một bể cá thủy sinh… để giảm sự căng thẳng và thêm hứng khởi cho công việc mỗi ngày.