Tài liệu, hồ sơ luôn là nguồn tài sản rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại gặp khó khăn trong việc quản lý nguồn tài liệu của mình do chưa có một quy trình quản lý tài liệu cụ thể. Việc tuân thủ một quy trình quản lý tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp quản lý nguồn tài liệu của mình tốt hơn, giảm thời gian tìm kiếm cũng như tránh được những thất thoát tài liệu không đáng có.

Sau đây, hãy cùng DATA ENTRY VIETNAM tìm hiểu về các bước trong một quy trình quản lý tài liệu doanh nghiệp nên áp dụng:

  1. Xác định nguồn tài liệu cần được quản lý
Xác định nguồn tài liệu cần được quản lý

Đây là bước đầu trong quy trình quản lý tài liệu của doanh nghiệp. Để xác định được nguồn tài liệu cần quản lý, doanh nghiệp trước hết cần xác định lượng thông tin nào nằm trong phạm vi quản lý và lưu trữ.

Phần lớn doanh nghiệp hiện nay chú trọng vào việc quản lý các tài liệu số hóa mà bỏ qua việc quản lý các tài liệu truyền thống. Ngoài ra doanh nghiệp cũng cần quản lý những thông tin, giấy tờ như: bằng khen, logo, slogan,… hay những hiện vật có giá trị như: huy chương, cờ lưu niệm, cup,… Đây sẽ là nguồn tư liệu, cơ sở cho doanh nghiệp số hóa thành tài liệu điện tử trong tương lai.

Để quản lý nguồn tài liệu này doanh nghiệp nên tận dụng một cách tối đa các công nghệ lưu trữ, đặc biệt là điện toán đám mây.

2. Xác định hình thức thông tin của nguồn tài liệu

Xác định hình thức thông tin của nguồn tài liệu

Sau khi xác định nguồn tài liệu cần quản lý, doanh nghiệp cần tiếp tục xác định hình thức thông tin của nguồn tài liệu đã được số hóa. Hình thức thông tin của tài liệu có thể là: hình ảnh, âm thanh hay văn bản truyền thống,…

Các tài liệu sau khi được số hóa có thể được lưu trữ ở các định dạng file khác nhau. Vì vậy, để đảm bảo tính thống nhất trong quá trình quản lý, doanh nghiệp nên quy định một định dạng file chung.

Cấu trúc diễn đạt thông tin cũng là yếu tố doanh nghiệp nên chú ý. Việc diễn đạt thông tin trong tài liệu biểu mẫu cần phải đảm bảo lượng thông tin, tính pháp lý, riêng tư cũng như bảo đảm việc truyền đạt thông điệp. Còn đối với dạng tài liệu điện tử, cấu trúc diễn đạt thông tin có nguyên tắc rõ ràng sẽ giúp việc số hóa và lưu trữ dễ dàng hơn.

Ngoài ra doanh nghiệp cũng nên chú ý đến vấn đề thuật ngữ chuyên môn cũng như ngôn ngữ từ các nước khác nhau để tránh gặp những khó khăn trong số hóa và xử lý thông tin.

3. Xác định hình thức thu nhận thông tin

Bước tiếp theo trong quy trình quản lý tài liệu là xác định hình thức thu nhận thông tin. Các hình thức thu nhận thông tin chính bao gồm: thu nhận online và offline đối với thông tin đã và chưa được số hóa.

Những thông tin tài liệu chưa được số hóa sẽ được số hóa thành tài liệu điện tử. Còn với những tài liệu đã số hóa rồi thì cần có hình thức thu nhận hợp lý cho những tài liệu này.

Hình thức thu nhận Online thường được sử dụng nhiều hơn và ưu tiên cho những tài liệu đã được số hóa.

4. Ghi nhận và phân phối tài liệu

Đa số doanh nghiệp hiện nay thực hiện ghi nhận tài liệu theo phương pháp mã hóa. Việc mã hóa được thực hiện khoa học theo nguyên tắc thư viện như sau:

  • Phương thức hiển thị mã tài liệu có thể là số hoặc tổ hợp chữ và số.
  • Phương thức này cũng có thể được hiển thị dưới dãy mã nhiều lớp hoặc dạng barcode.

Trường hợp tài liệu là tài liệu điện tử, chúng sẽ được nhận dạng qua các phương tiện hiển thị hoặc phương tiện xác nhận nào đó.

Sau khi tài liệu được ghi nhận, chúng sẽ được phân phối đến các nguồn lưu trữ dữ liệu. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần lưu ý đến những yếu tố tác động đến quá trình phân phối như: phương tiện trao đổi thông tin, đối tượng quyết định, liên quan, tính bảo mật,…

Hình thức phân phối điện tử đang được nhiều doanh nghiệp ưu tiên hơn hình thức vật lý do tính thuận tiện và bảo mật của nó.

5. Lưu trữ và chỉnh sửa tài liệu

Lưu trữ và chỉnh sửa tài liệu

Hiện nay, phương thức lưu trữ tài liệu tại các doanh nghiệp vẫn còn thuần về thủ công, gây tốn nhiều thời gian tìm kiếm và lưu trữ. Doanh nghiệp cần thực hiện mã hóa tài liệu, sử dụng một cơ sở dữ liệu chung, đồng thời định kỳ sao chép và chuyển đổi định dạng tài liệu, nhằm thuận lợi hơn cho việc quản lý, ứng dụng và tránh những lỗi phát sinh trong nguồn tài liệu.

Bên cạnh đó, yếu tố bảo mật thông tin cũng cần được doanh nghiệp quan tâm để tránh kẻ gian xâm nhập vào hệ thống tài liệu lưu trữ.

Bên cạnh việc quản lý và lưu trữ, việc phát hiện lỗi và chỉnh sửa cũng là điều doanh nghiệp cần chú trọng. Doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau cho quá trình chỉnh sửa tài liệu:

  • Phát hiện lỗi
  • Xác minh lỗi cần chỉnh sửa
  • Thực hiện chỉnh sửa
  • Ghi nhận thay đổi
  • Báo cáo

6. Sử dụng tài liệu

Close-up of business team using digital tablet with financial diagram

Sử dụng tài liệu

Link hình: https://drive.google.com/file/d/1GIy_Lum9DDlaIJEy-toqGgIOlDZAjle4/view?usp=sharing

Việc xây dựng một hệ thống lưu trữ quản lý tài liệu khoa học, rõ ràng sẽ giúp quá trình khai thác, sử dụng tài liệu trở nên dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, việc áp dụng những công cụ hỗ trợ tìm kiếm cũng được khuyến khích. Chúng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tìm kiếm các loại tài liệu từ văn bản truyền thống đến hình ảnh, âm thanh,… thuận lợi cho việc khai thác tài liệu.

Để sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu lưu trữ, trước hết doanh nghiệp cần thực hiện việc tìm kiếm một cách khoa học và tối ưu. Việc ứng dụng công nghệ cùng các công cụ tìm kiếm khác nhau sẽ giúp quá trình tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn, qua đó việc khai thác và sử dụng tài liệu cũng trở nên hiệu quả hơn.

7. Đảm bảo chuyên môn cho đội ngũ nhân viên

Đảm bảo chuyên môn của đội ngũ nhân viên cũng là yếu tố quan trong quy trình quản lý các tài liệu truyền thống cho đến những tài liệu điện tử. Tuy nhiên, điều này lại chưa được chú trọng.

Đối với việc quản lý tài liệu truyền thống, đa số doanh nghiệp hiện nay sử dụng những lao động làm việc trái nghề, không được đào tạo đúng chuyên môn, chỉ thực hiện công việc theo chỉ thị của cấp trên.

Tình trạng tương tự cũng diễn ra đối với việc quản lý tài liệu điện tử. Nguồn nhân lực đảm nhận công việc này thường là những kỹ thuật viên công nghệ thông tin, không nắm vững chuyên môn về quản lý tài liệu.

Doanh nghiệp cần chú trọng hơn trong việc đảm bảo năng lực chuyên môn cho đội ngũ nhân viên để đạt hiệu quả cao nhất trong quản lý và khai thác tài liệu.

8. Tuân thủ các quy định pháp lý

Bên cạnh xây dựng quy trình quản lý tài liệu, doanh nghiệp cũng cần phải đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý trong quá trình quản lý và khai thác tài liệu.

Tuân thủ các quy định của Nhà Nước về công tác hành chính, văn thư, chuẩn hóa cũng như lưu trữ tài liệu cả dưới hình thức truyền thống lẫn điện tử sẽ giúp hoàn thiện hơn quy trình quản lý của doanh nghiệp.

Có thể thấy việc xây dựng một quy trình quản lý tài liệu khoa học sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, có một quy trình rõ ràng là chưa đủ, để quản lý tài liệu hiệu quả, doanh nghiệp còn cần phải đảm bảo trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên cũng như tuân thủ các quy định về mặt pháp lý. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ quản lý tài liệu tại DATA ENTRY VIETNAM. Nếu trong quá trình hoạt động kinh doanh, quý doanh nghiệp có bất cứ thắc mắc nào về quản lý tài liệu cũng như có nhu cầu sử dụng dịch vụ tại DATA ENTRY VIETNAM, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Website: http://www.data-entry-vietnam.com

Hotline: (+84) 28 6670 3100 – (+84) 937 699 913

Trân trọng,