Thực hiện công việc nhập liệu không hề khó. Tuy nhiên, để đảm bảo chất lượng nhập liệu, bên cạnh việc tuyển dụng những nhân sự phù hợp, doanh nghiệp còn cần phải có những biện pháp quản lý tốc độ và chất lượng nhập liệu thật tốt.

Dưới đây là những yếu tố tác động đến tốc độ và chất lượng nhập liệu mà doanh nghiệp cần nắm rõ để có thể triển khai công việc này hiệu quả:

  1. Đảm bảo môi trường làm việc khoa học, thoải mái cho nhân viên 
Đảm bảo môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên

Nhân viên nhập liệu thường phải nhập hàng loạt dữ liệu giống nhau nhiều lần trên cùng một máy tính. Công việc lặp đi lặp lại như vậy dễ gây ra sự nhàm chán, mất tập trung, khiến cho nhân viên dễ dàng mắc những sai sót không đáng có.

Doanh nghiệp cần hiểu rõ vấn đề này để bố trí một môi trường làm việc khoa học, tiện lợi, qua đó đảm bảo nhân viên có một môi trường làm việc thoải mái nhất. 

Điều này sẽ giúp quá trình làm việc của đội ngũ nhân viên ít bị ảnh hưởng bởi các yếu tố về sức khỏe cũng như những yếu tố bên ngoài khác khiến họ mất tập trung. Qua đó nâng cao năng suất và chất lượng nhập liệu.

2. Ứng dụng công nghệ hiện đại

Bên cạnh việc chú trọng cải thiện cơ sở vật chất và môi trường làm việc cho đội ngũ nhân viên, doanh nghiệp cũng cần đầu tư các thiết bị, ứng dụng công nghệ hiện đại vào quy trình nhập liệu.

Việc ứng dụng công nghệ hiện đại, cùng các loại máy móc tân tiến, phần mềm chuyên dụng sẽ giúp quá trình nhập liệu được tự động hóa, nâng cao chất lượng đầu ra, đồng thời giảm tối đa sai sót có thể xảy ra trong quá trình nhập liệu.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần ứng dụng các dạng biểu mẫu chuyên dụng cho công việc nhập liệu. Đồng thời tổ chức thực hiện các bài test, đào tạo kỹ thuật cho nhân viên.

Ứng dụng thành công những yếu tố này cũng sẽ góp phần giúp nhân viên cải thiện đáng kể tốc độ nhập, qua đó nâng cao hiệu suất và chất lượng nhập liệu..

3. Đào tạo nhân viên thành thạo công cụ hỗ trợ

Đào tạo đội ngũ nhân viên thành thạo công cụ hỗ trợ

Đào tạo đội ngũ nhân viên nắm vững các công cụ hỗ trợ cũng sẽ góp phần nâng cao chất lượng nhập liệu của doanh nghiệp.

Có một đội ngũ nhân viên thành thạo các công cụ hỗ trợ cho việc nhập liệu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian thực hiện quy trình này. 

Một trong những công cụ hỗ trợ công việc nhập liệu phổ biến nhất hiện nay là Microsoft Excel. Công cụ này được sử dụng để nhập dữ liệu, cho phép bạn tự động hóa với nhiều tùy chọn như tự động điền và trình tự trong khâu nhập dữ liệu.

4. Đào tạo nhân viên thành thạo các phím tắt

Đào tạo nhân viên thành thạo các phím tắt

Bên cạnh các công cụ hỗ trợ, các phím tắt (shortcut) cũng là yếu tố doanh nghiệp cần đảm bảo nhân viên của mình sử dụng thành thạo.

Sử dụng thành thạo phím tắt cũng giúp giảm thiểu thời gian nhập liệu, qua nâng cao hiệu suất và chất lượng nhập liệu.

5. Đảm bảo việc kiểm tra kết quả đầu ra

Yếu tố cuối cùng ảnh hưởng không nhỏ đến tốc độ và chất lượng nhập liệu của doanh nghiệp đó là bước kiểm tra kết quả đầu ra của quy trình nhập liệu.

Doanh nghiệp cần đảm bảo dữ liệu đầu vào của quy trình nhập liệu không bị lỗi. Đồng thời sau khi nhân viên nhập liệu hoàn tất việc nhập bất cứ nội dung nào cũng đều phải dành thời gian kiểm tra, rà soát lại trước khi gửi kết quả cuối cùng cho khách hàng, nhằm giảm thiểu tối đa những lỗi sai không đáng có.

Để có được một bước kiểm tra kết quả đầu ra của quy trình nhập liệu chất lượng, doanh nghiệp cần tuyển dụng kỹ lưỡng các nhập liệu viên và thực hiện quy trình nhập double, cũng như xây dựng đội ngũ checker chuyên nghiệp đáp ứng tiến độ công việc nhưng vẫn đảm bảo chất lượng nhập liệu.

Trên đây là những yếu tố tác động đến tốc độ và chất lượng nhập liệu. Để đảm bảo công việc nhập liệu được thực hiện hiệu quả, bên cạnh việc đầu tư công nghệ hiện đại, doanh nghiệp cũng cần chú trọng đến việc đào tạo kỹ năng và đảm bảo môi trường làm việc thoải mái cho đội ngũ nhân viên. Nếu quý doanh nghiệp có bất cứ thắc mắc nào hoặc đang quan tâm thuê ngoài dịch vụ nhập liệu, vui lòng liên hệ với DATA ENTRY VIETNAM qua:

Website: http://www.data-entry-vietnam.com

Hotline: (+84) 28 6670 3100 – (+84) 937 699 913

Trân trọng,